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¿Cómo actuar en caso de baja laboral de un trabajador?

Empresa y trabajador tienen obligaciones en caso de baja laboral que, a menudo, desconocen.

Es muy importante que ambos las conozcan y respeten para evitar sanciones que pueden llegar a ser cuantiosas.

Desde hace ya tiempo, la información de las bajas laborales debe presentarse a la Seguridad Social por medios telemáticos. La Orden TAS/339/2004 sobre la presentación en soporte informático de los partes médicos de baja y alta de Incapacidad Temporal (IT), establece que los plazos para la presentación serán los establecidos por la Orden del Ministerio de Trabajo de 19 de junio de 1997, y su incumplimiento podrá dar lugar a la infracción prevista en el artículo 21.6 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

La presentación de los partes fuera de plazo es considerado infracción leve por el artículo 21.6 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) y se sanciona con una multa que puede llegar hasta los 625 €. (art. 40.1.a LISOS).

¿Qué debe hacer el trabajador?

Respecto a la actuación del trabajador, explicamos en una entrada reciente cual debe ser el procedimiento.

Una vez ha acudido al centro médico o a la Mútua de accidentes, el trabajador tiene 3 días para aportar a la empresa copia del parte médico de Incapacidad Temporal (la baja y, si es el caso, la confirmación de la baja)

Para presentar el alta que le haya facilitado el centro médico o la mútua, el trabajador tiene, sin embargo, 24 horas para presentarla, y en ese plazo deberá incorporarse a su puesto de trabajo.

Si se ha extinguido la relación laboral mientras estaba de baja, el trabajador debe presentar el parte de confirmación directamente ante la entidad gestora o Mutua (o empresa si es colaboradora voluntaria) en el plazo fijado para la empresa, es decir, dentro de los tres días de su recepción que se contarán desde que se lo entrega el médico.

En algunas ocasiones, se trata de bajas de muy corta duración (indisposiciones, pequeños accidentes, etc…) En esos casos, el trabajador presentará a la empresa la copia del parte de baja/alta destinada a ella dentro de las 24 horas siguientes a la fecha del alta, y junto con la baja inicial.

Los días se consideran hábiles, no naturales, y el cómputo se efectúa a partir del día siguiente al de su expedición.

No puede olvidarse que la Seguridad Social va a conocer en todo momento la situación del trabajador. El profesional médico que atiende al trabajador y que expide los partes médicos de baja, confirmación y alta, entrega al trabajador dos copias del mismo, una para el interesado y otra para la empresa, y al mismo tiempo lo comunica telemáticamente al INSS, quien lo traslada de forma inmediata a la Tesorería General de la Seguridad Social. 

La TGSS va a conocer la situación del Trabajador en todo momento, por ejemplo, si ha tenido cambios de contrato, una baja médica, una alta médica, tanto de enfermedad común como accidente no laboral, accidente laboral, enfermedad profesional, o ha iniciado una bonificación. Esto sucede porque dispone de una base de datos única que recibe y contrasta datos con Organismos como el SEPE, las Mutuas a través de Delt@/Cont@/IGATT, Afiliación FGA, el INSS (Partes Médicos IT), Agencia Tributaria y otros, lo cual le permitirá validar los datos de cotización.

¿Y qué pasa si el trabajador no lo hace?

El trabajador se expone a recibir una amonestación por parte de la empresa, ya que el incumplimiento de esta obligación se considera infracción leve (Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social aprobada por Real Decreto Legislativo nº 5 /2000 del 4 de agosto).

La acumulación de faltas leves, puede derivar en una falta grave, o muy grave que podría llevar a un despido procedente…

Si la persona enferma no puede hacer llegar los documentos a la empresa, puede hacerlo cualquier otra persona en su lugar, pero esta es una obligación a cumplir.

¿Y qué debe hacer la empresa?

Ocurre, con cierta frecuencia que cuando el despacho de gestoría envía los datos de cotización del mes a la seguridad social, recibe  una respuesta de error, porque existen tramos de Incapacidad Temporal que no han sido comunicados.

“Ah, sí! Se me olvidó comunicártelo” es a veces la respuesta del empresario. Para entonces suele ser tarde y la sanción por no comunicación está en camino.

Una vez reciba el parte médico de IT es obligación de la Empresa y del Despacho Profesional (si dispone de la información enviada por la empresa) comunicar los datos necesarios a la Seguridad Social en plazo, ya que será la Seguridad Social la responsable del cálculo de la liquidación a partir de la información recopilada.

Recordemos que la Seguridad Social ya dispone de la información de la baja, porque se la ha comunicado el profesional sanitario por medios telemáticos….

Los datos a introducir en un parte de baja son de dos tipos: datos médicos (datos cumplimentados por el servicio público de salud o mutua colaboradora con la seguridad social, empresa colaboradora o excluida de la IT) y datos económicos (datos proporcionados por la Empresa o Despacho Profesional).

Recopilando:

  • Parte de baja: el trabajador deberá presentar a la empresa la copia del parte de baja destinada a ella, en el plazo de 3 días a partir de la fecha de su expedición. La empresa tendrá que transmitir al INSS el parte de baja, a través del sistema RED, con carácter inmediato y, en todo caso, dentro del plazo máximo de tres días hábiles a partir de su recepción.
  • Parte de confirmación: los mismos plazos que el parte de baja.
  • Parte de alta: será presentado por el trabajador a la empresa, dentro de las 24 horas a partir de la expedición. La empresa tendrá los mismos plazos señalados.

Y qué sucede con la baja laboral de un trabajador autónomo?

Puedes verlo en esta entrada:

Nueva obligacion de comunicación a la Seguridad Social para empresas

EL BOE de fecha 6 de marzo publica la Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo, por la que se modifica la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social.

En su artículo 1 obliga a las empresas a transmitir mediante el Sistema RED, conforme su apartado c):

  • “Comunicación empresarial de la fecha de inicio de la suspensión del contrato de trabajo o del correspondiente permiso, a efectos de la tramitación de las prestaciones por maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural, así como de las reducciones de jornada de trabajo de los progenitores, adoptantes o acogedores, a efectos de la tramitación de la prestación de cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave, de las que sean beneficiarios los trabajadores por cuenta ajena o asimilados, incluidos en el respectivo régimen del sistema de la Seguridad Social.”

Conforme a lo que se recoge en la disposición final única de esa Orden, la obligatoriedad de remitir las comunicaciones empresariales de la fecha de inicio de la suspensión del contrato de trabajo a efectos de las prestaciones por maternidad y paternidad, surte efectos a partir del día 1 de abril.

Para el INSS es importante esa información puesto que la resolución automática de las prestaciones de maternidad/paternidad (tanto en la herramienta TUSS como INFOTUSS) depende de esa remisión por las empresas de estas comunicaciones a través del RED (RECEMA).