Una de las tareas más frecuentes y repetitivas, pero a la vez más importantes que debemos realizar es contabilizar facturas emitidas y recibidas de nuestros clientes.

Para ello disponemos de diversas formas para recibir y tratar la información que os detallamos a continuación.

 

1.- Portal web de contabilidad de clientes

Ponemos a vuestra disposición una aplicación web para poder llevar vuestra contabilidad online.

http://clientes.vallesgestio.com

En ese portal podréis realizar, entre otras funciones:

• Creación de facturas en formato PDF.
• Gestión de clientes/proveedores.
• Envío de las facturas generadas directamente a sus clientes sin necesidad de disponer de email u Outlook.
• Resúmenes de contabilidad.
• Introducción de Facturas Recibidas
• Introducción de bienes de inversión (aquellas cosas que nos compramos y que se puede amortizar, ej: Portatil, coche etc….).
• Introducción y contabilización de gastos.
• Permite llevar a cuenta de facturas pagadas y sus estados.
• Visión global de la contabilidad y resumen de resultados por períodos.
• Exportación de los datos en formatos estándar como Excel, CSV

A través de este portal también disponemos de un disco duro virtual para el intercambio de información con nuestro despacho.

Toda la información que introduzcáis en este portal estará inmediatamente disponible para nosotros, por lo que no será necesario el envío de ninguna información.

2.- Envío de contabilidad en Excel. 

Ponemos a vuestra disposición una plantilla excel para que podáis introducir la información relativa a las compras y ventas de cada periodo. Los campos solicitados son los habituales que pueden encontrarse en cualquier factura.

Este archivo nos lo podéis hacer llegar por correo electrónico o bien a través del portal de intercanvio de archivos: http://portalclientes.vallesgestio.com

3.- Exportación Excel de vuestro programa de Facturación o Contabilidad.

Prácticamente todas las aplicaciones de Facturación o Contabilidad permiten la exportación de la información en formato Excel o CSV.

Entre otras A3, SAGE, Factusol o Contasol, Megafactura… o alguna herramienta online como Anfix, Quipu, Txerpa, Holded, Debitoor, Contamoney…

Si tenéis dudas o no sabéis como hacerlo, contactadnos y os enviaremos las instrucciones detalladas.

Una vez exportado, podéis hacérnoslo llegar por correo electrónico o mediante http://portalclientes.vallesgestio.com

4.- Exportación de archivo en SG21 o GLASOF

Para nuestros clientes con mayor volumen de facturación y que no disponen de un programa propio de contabilidad instalamos un pequeño programa de contabilidad en el que pueden introducir toda la información contable, tanto de Estimación como de Contabilidad (Libro de Diario).

Después es muy sencillo exportar esa información y que nosotros podamos cargarla en nuestros sistemas.

5.- Disco duro compartido en Google Drive o Dropbox

Con algunos de nuestros clientes compartimos carpetas en discos duros compartidos (Dropbox, Google Drive, One Drive o Box), donde ellos van depositando todas sus facturas, emitidas y recibidas y donde también ponemos a su disposición información generada por el despacho (Nóminas, Seguros Sociales, ficheros Excel e informes, declaraciones de impuestos, etc.).

6.- Documentos PDF escaneados.

No es nuestra opción preferida, pero también podéis hacerlos llegar la información mediante archivos PDF.

No es la opción preferida porque normalmente no es posible extraer la información de los archivos PDF y es necesario procesar de nuevo la información que contienen para poder incluirla en nuestros sistema.

En cualquier caso, si disponéis de un escáner, o alguna herramienta de escaneo (Camscanner, por ejemplo, permite escanear fotografias con el móvil con una calidad PDF aceptable) también podéis hacernos llegar la facturación en formato PDF por correo electrónico, o, si es un volumen elevado, a través de http://www.wetransfer.com

7.- En papel.

En la medida de lo posible, intentamos evitar este sistema, porque implica que la documentación fiscal viaje de un lugar a otro, con los consecuentes riesgos, y para nosotros significa asumir una responsabilidad de custodia de esa documentación.

Si no tienes más opción y sólo puedes hacernos llegar tu facturación trimestral en papel, avísanos.

Puedes traérla a nuestro despacho, o te la podemos pasar a buscar mediante servicio de mensajería (con un coste aproximado de 10€) por recogida/entrega.

Además, esta opción representa para nosotros una carga adicional de gestión logística de documentación y de tratamiento de la información, por lo que los costes son más elevados.

 

Para cualquier duda o cuestión sobre estas cuestiones, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.